Consejos para realizar una tarea aburrida e inevitable.
Has llegado a tu trabajo y tu jefe te pide que ordenes el material del archivo situado en el sótano, hace años nadie lo hace. Y tú, que no puedes decir que no, sólo deseas no haber ido a trabajar ese día. Entonces, por un lado tenemos que la tarea es inevitable, claro, excepto que quieras perder tu trabajo. Y por otro lado sabemos lo aburrido y tedioso que puede ser poner en orden alfabético documentación que esta desordenada y ademas es abundante.
El primer consejo es:
1) Tómate 5 minutos para pensar cómo lo harás. Generar un esquema manuscrito y una serie de pasos a seguir tranquiliza la angustia, créeme. Una vez que bajes al archivo con tu lista detallada de lo que tienes que hacer podrás visualizar cómo lograr ese orden que te has propuesto anteriormente. Allí radica la diferencia entre que bajes al archivo sin ninguna idea y todo te resulte caótico y maldigas por dentro a tu jefe, entre bronca, sueño y desorden. En ese caso, el orden del archivo será aún mas extenso en el tiempo y mas angustiante. Lo ideal es planificarlo, poner la mente en blanco y seguir las instrucciones que tu misma has generado pero como si fueran externas. no olvides escribir o dibujar tus propias instrucciones. esa será tu guía. ¡No vale "tenerlo en mente"!
2) Calcula el tiempo. Debes ser realista al momento de evaluar cuanto tiempo demandara una tarea. Sabes que el archivo es un caos y no es posible demorar solamente 30 minutos en organizarlo. Vamos a suponer que tiene un tamaño considerable como para que, con concentración y agilidad puedas demorar 2 horas, o 2 horas y media como mucho. entonces puedes permitirte dividirte el tiempo en dos tramos, con un descanso en el medio, aunque en un orden que requiere 2 horas no es aconsejable, pues una vez que consigues el ritmo y comprendes la lógica de la tarea que estás realizando no es lo mejor detener el envión.
3) Valoriza la soledad. Si bien te has pasado la mañana preguntándote ¿Porqué me lo ha pedido a mi? Es hora de ponerle fin a tanto rodeo mental, aceptar el encargo y empezar con la tarea para finalizarla lo antes posible. De alguna manera poner el piloto automático y aprovechar el momento de soledad en el sótano para poder concentrarte y realizar la tarea con eficacia y eficiencia. En última instancia lo que quieres es irte cuanto antes de ese lugar. Posiblemente si tuvieras que realizar la tarea con tu mejor compañera demorarían mas del doble del tiempo porque se distraerían mutuamente. Entonces, aprovecha esta soledad forzada y pon una música que te ayude a concentrarte y a pasar mejor el rato. Ojo! no toda música, por mas que te guste es la ideal en esta circunstancia. Si tienes que ordenar fichas por abecedario, se recomienda que la música no tenga letra, es decir, solo instrumental, de mas está explicar que la letra o poesía que escuchas es propensa a confundir a tu cerebro al momento de manipular el abecedario. También se recomienda en un volumen no invasivo y un ritmo relativamente acelerado.
4) ¡Orden inconcluso si, orden inconcluso no! Lo importante es que idees una estructura del orden que vas a realizar, un esquema que te permita encontrar la información fácilmente. Puedes hacer un orden muy detallado, o un orden general. Si han pasado dos horas y algunos archivos te han quedado sin clasificar, lo mejor es que hagas un fichero exclusivo para ellos, no es aconsejable colocarlos entre otros sectores pues luego encontrarlos será una misión imposible . Si tienes todo ordenado de la A a la Z. y con algunas fichas tienes dudas pues están incompletas o no puedes clasificarlas por cualquier otro motivo lo ideal es realizar una carpeta cuyo titulo se llame "fichas sin clasificar" o "extras".
¡Esperamos que este artículo te haya servido para lidiar con el caos y con las tareas aburridas!
